پرامپت آماده · کار و مهاجرت
نوشتن ایمیل انگلیسی رسمی با هوش مصنوعی؛ به استاد، کارفرما یا شرکت خارجی
برای ایمیل انگلیسی، ترجمه‌ی متن فارسی بدترین شروع است: تعارف‌های فارسی به انگلیسی بلند و عجیب درمی‌آیند. این پرامپت ایمیل را از روی هدفت می‌سازد، زیر ۱۵۰ کلمه نگهش می‌دارد و کنار هر عبارت رسمی، معنی‌اش را به فارسی می‌گوید تا بدانی چه چیزی را امضا می‌کنی.
به‌روزرسانی: ۱۳ مهر ۱۴۰۵
بخش‌های داخل [کروشه] را با اطلاعات خودت عوض کن؛ در پنل برایشان فرم داری.
یک ایمیل انگلیسی بنویس.
گیرنده: [مثلاً استادی که نمی‌شناسم / مدیر منابع انسانی / همکار خارجی]
رابطه: [اولین تماس / قبلاً مکاتبه کرده‌ایم]
هدف من در یک جمله: [مثلاً می‌خواهم بپرسم برای دکتری دانشجو می‌گیرد یا نه]
اطلاعاتی که باید در ایمیل باشد: [رشته، دانشگاه، پیوست‌ها، …]
لحن: [رسمی / نیمه‌رسمی]
قواعد:
- حداکثر ۱۵۰ کلمه. خواننده باید تا خط دوم بفهمد چه می‌خواهم.
- تعارف و جملهی کلی ننویس و عبارت‌های فارسی مثل «با عرض سلام و ادب» را ترجمه نکن.
- یک Subject کوتاه و مشخص پیشنهاد بده.
- زیر ایمیل جدولی بگذار: عبارت رسمی به کاررفته | معنی و کاربردش به فارسی.
- اگر اطلاعاتی کم است، جایش [کروشه] بگذار و حدس نزن.
بدون کپی کردن: در پنل، جای خالی‌های همین پرامپت فرم می‌شوند و جواب را مربی روا می‌دهد. اگر ایمیل را خودت نوشته‌ای، در حالت Writing مربی روا بفرست تا اصلاحش کند و دلیل هر اصلاح را بگوید. ۲۰ واحد اعتبار رایگان برای شروع.
اجرای همین پرامپت در پنلچرا هر خط این پرامپت آن‌جاست
هدف من در یک جمله
ایمیلی که هدفش در یک جمله نمی‌گنجد، در انگلیسی هم مبهم درمی‌آید. نوشتن همین یک جمله نیمی از کار است.
حداکثر ۱۵۰ کلمه. خواننده باید تا خط دوم بفهمد چه می‌خواهم.
استادی که روزی ده‌ها ایمیل می‌گیرد، ایمیل بلند را بعداً می‌خواند؛ یعنی هیچ‌وقت. در ایمیل انگلیسی درخواست زود می‌آید.
عبارت‌های فارسی مثل «با عرض سلام و ادب» را ترجمه نکن
ترجمه‌ی تعارف‌ها ایمیل را چاپلوسانه و غیرحرفه‌ای نشان می‌دهد. ایمیل رسمی انگلیسی مؤدب است، ولی کوتاه.
اگر اطلاعاتی کم است، جایش [کروشه] بگذار و حدس نزن.
مدل‌ها برای پر کردن جای خالی اسم، تاریخ و عنوان مقاله می‌سازند. کروشه نشان می‌دهد کجا را باید خودت پر کنی.
یک نمونه: چه می‌فرستی و چه می‌گیری
هدف: بپرسم استاد برای ترم پاییز دانشجوی دکتری می‌گیرد یا نه. کارشناسی ارشد مهندسی مواد دارم و رزومه پیوست است.
Subject: Prospective PhD applicant – Materials Engineering
Dear Professor [Last name],
I hold a master's degree in Materials Engineering from [University], and I am interested in applying for a PhD position in your group for [Fall 2027]. Your recent paper on [topic] is closely related to my thesis on [topic].
Could you let me know whether you are accepting new PhD students for that term? I have attached my CV and a one-page summary of my thesis.
Thank you for your time.
Best regards,
[Full name]
—
I am interested in applying for | مایلم برای … اقدام کنم؛ مؤدبانه و رایج در درخواست پذیرش.
Could you let me know whether | ممکن است بفرمایید که …؛ سؤال مستقیم ولی مؤدب.
Best regards | پایان استاندارد ایمیل رسمی.
اشتباه‌هایی که جواب را خراب می‌کنند
متن فارسی ایمیل را بدهی که ترجمه کند
هدف و اطلاعات را بده، نه متن آماده. ترجمه‌ی متن فارسی ساختار فارسی را هم با خودش می‌آورد.
اسم و عنوان گیرنده را چک نکنی
Professor یا Dr، و املای نام خانوادگی را از صفحه‌ی خود استاد یا شرکت بردار. اشتباه در اسم، اولین چیزی است که دیده می‌شود.
یک ایمیل را برای ده استاد بفرستی
ایمیلی که به کار همان استاد اشاره نمی‌کند معمولاً بی‌جواب می‌ماند. برای هر گیرنده، جملهی مربوط به کار او را عوض کن.
جایی که هوش مصنوعی کافی نیست
هوش مصنوعی ایمیل درست و مؤدب می‌نویسد، ولی اگر بعد از جواب گرفتن نتوانی به همان سطح جواب بدهی یا در تماس تصویری حرف بزنی، فاصله‌ی ایمیل و خودت دیده می‌شود. برای مکاتبه و مصاحبه‌ی واقعی، زبان کاری را باید خودت داشته باشی.
ایمیل، جلسه و مصاحبه‌ی کاری، روی موقعیت‌های خود تو.
سؤال‌های رایج درباره‌ی نوشتن ایمیل انگلیسی رسمی
ایمیل انگلیسی به استاد را چطور شروع کنم؟
با Dear Professor و نام خانوادگی استاد، بعد در جملهی اول بگو کی هستی و در جملهی دوم چه میخواهی. Dear Sir/Madam را فقط وقتی بنویس که اسم گیرنده را نمیدانی.
ایمیل رسمی انگلیسی را چطور تمام کنم؟
با یک جملهی تشکر کوتاه مثل Thank you for your time و بعد Best regards یا Kind regards و نام کامل. Yours sincerely رسمیتر است و بیشتر در نامه به کار میرود.